论沟通管理

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论文作业：论信息系统项目的沟通管理和干系人管理

项目沟通管理是确保及时、正确地产生、收集、分发、储存和最终处理项目信息所需的过程。项目经理应该根据项目特点充分了解项目涉及的各方利益诉求，并且在项目初期为沟通活动分配适当的时间、预算等资源。

请以“论信息系统项目的沟通管理和干系人管理”为题进行论述：

l. 概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背最、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等），并说明你在其中承担的工作（项目背景要求本人真实经历，不得抄袭及壮撰） 。

2. 请结合你所叙述的信息系统项目，围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理和干系人管理的认识，并总结你的心得体会：

（1）论述项目沟通管理与干系人管理之间的关系；

（2）结合项目实际情况，说明在该项目中你是如何进行沟通管理的（中间，请阐明沟通计划以及具体的项目沟通追踪监控表），并总结你的心得体会。

正文

一、全面了解干系人的信息和沟通需求，细致规划沟通管理

由于该项目涉及干系人众多且分布广，导致沟通复杂。因此在项目初期，我就带领项目团队，以头脑风暴的形式列出所有的干系人清单，并对其各自的特点进行分析，然后利用“权力/利益方格图”将干系人分为四类，确定了每类干系人的信息和沟通需求，以及重要干系人如主管领导、客户、典型用户的个性化沟通需求，明确了信息发送的内容、时间、方式、频率。第一类干系人主要是市综合执法管理局分管副局长、市容和环境卫生管理服务中心主任、市局信息中心主任及公司高层，拥有决策权，对项目影响重大，且关注项目的结果，应该重点管理、及时报告；第二类干系人主要是各区县的分类办主任，有较大权力并与项目密切相关，但对项目关注度较低，争取他们的支持，令其满意；第三类干系人是市局项目对接人员和项目组成员，尽管该类干系人权利低，但关注项目的结果，因此要随时报告项目状况；第四类主要是各区县单位和垃圾中转站、垃圾焚烧厂、处置设施等系统用户，重点放在系统试运行和正式上线后进行管理，尽量提高其使用体验，降低他们的敌意。公司内部则采用周例会和汇报制度。最后，结合项目章程和项目管理计划，编制出沟通管理计划，并在项目实施过程中不断调整和修正。

二、及时分发信息和编制绩效报告，灵活地管理沟通

在项目沟通管理过程中，我充分听取项目团队成员的意见，采用正式和非正式相结合的沟通方式，及时为项目干系人提供项目相关信息。对于需要正式协调和通报的事件，或一些变更和说明，我们多以工作会议、纸质报告、邮件等正式的沟通方式进行，保证其严肃性和权威性；对于一些日常的技术协商和普通问题，我们多采用电话、微信等非正式的沟通方式，保证其效率和速度，但都要记录到每日的项目日志里。比如我通过每周固定召开例会的方式，与项目组就上周工作成果、本周计划工作等方面进行沟通和交流，会后再形成项目周报，通过公司办公邮件发送至项目成员及公司管理层。

对于绩效报告的编制，我从项目状态报告、进展报告、项目预测三方面入手，状态报告表明项目在该时点的范围、进度、成本等的状态；进展报告主要描述项目在该时间段内所完成的工作，我们采取的是挣值法，通过计算各项活动的CV、SV、CPI、SPI来对成本和进度执行情况分析，若出现偏差，找出原因，提出解决问题的建议；预测报告则对项目未来状况进行预测，如进度估计、成本估计等。报告编制完成后，我们组织召开项目状态评审会议来向项目干系人汇报项目绩效情况，保证了项目干系人和项目团队成员对项目情况的随时掌握。同时，我单独制定项目月报，通过纸质方式，每月定时呈报给市局领导等重要干系人，及时听取他们对项目的批示和意见、建议。

三、做好协调工作，全面控制沟通

项目干系人对项目的影响，可能是积极的，也可能是消极的，因此做好干系人冲突管理、并积极协调就显得十分重要。在规划沟通管理阶段，我就带领项目团队对项目干系人进行了充分的识别和分类，建立了干系人清单，项目实施过程中通过建立问题日志，详细记录了干系人提出的各种问题，对于问题的处理结果，安排专人跟踪，定期汇报给项目干系人。通过对项目干系人的全面了解、协调和管理，很好地化解了干系人之间的冲突。比如在建设源头减量子系统的时候，需求人员和开发人员在讨论确定一个功能的展示方式上发生激励冲突，双方都不退让，会议无法继续进行。我先请两人冷静下来，并分别单独和两人进行积极沟通，淡化争议，再在会议上远程咨询权威意见，最终确定了该功能的展示方式，用这种方式来处理冲突，不仅问题解决了，还保持了项目的良好沟通。