论沟通管理与干系人管理
chenxiaoya首次发布：2023年5月24日 12:25浏览量：1172
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论文作业：论信息系统项目的沟通管理和干系人管理
项目沟通管理是确保及时、正确地产生、收集、分发、储存和最终处理项目信息所需的过程。项目经理应该根据项目特点充分了解项目涉及的各方利益诉求，并且在项目初期为沟通活动分配适当的时间、预算等资源。
请以“论信息系统项目的沟通管理和干系人管理”为题进行论述：
l. 概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背最、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等），并说明你在其中承担的工作（项目背景要求本人真实经历，不得抄袭及壮撰） 。
2. 请结合你所叙述的信息系统项目，围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理和干系人管理的认识，并总结你的心得体会：
（1）项目沟通管理的过程。
（2）干系人管理计划的主要内容。
3.结合项目实际情况说明在该项目中你是如何进行沟通管理的（可叙述具体做法），并总结你的心得体会。
正文
绍兴市生活垃圾分类综合管理平台项目是由绍兴市综合管理局按照上级部门的总体部署，在认真贯彻习近平总书记关于垃圾分类的重要指示精神，树立和践行绿水青山就是金山银山的理念，在此背景下，于2020年5月启动的项目，我单位中标该项目，中标金额为1618万元。本人担任项目经理，负责项目的全面管理。项目历时13个月，于2021年6月通过客户方的验收。 该项目实现生活垃圾处理全流程监管，通过生活垃圾分类综合管理平台实现生活垃圾分类处理数据化、动态化、可视化、智能化和长效化管理。项目运用物联网技术监管生活垃圾源头减量、投放、收集、运输、处置全过程，监管生活垃圾投放正确率、收运准确率、计量准确性，异常信息集中处理；运用大数据分析技术实现分类结果的量化统计，智能化分析全市生活垃圾分类阶段性成果、分类指标完成情况以及分类发展趋势；同时秉承经济实用原则，将现有的环卫信息化资源（车辆定位、关键点位视频）进行接入并轨。 该系统采用J2EE体系结构，开发环境采用IntelliJ IDEA，数据库采用国产化的企业级分布式关系数据库OceanBase，结合不同业务场景搭配采用非关系型数据库MongoDB存储海量数据，采用Redis作为高速缓存，构建分布式、高性能、高并发、高可用的微服务集群技术架构，保证了系统在高峰时段的高性能处理。 作为一个大型信息系统项目，本项目具有周期长、需求构成复杂、干系人众多等特点，增加了项目的难度和风险。为了保证项目能够按时保质保量完成，我和项目组成员充分认识到干系人影响到项目成败，因此干系人管理在本项目的建设过程中格外重要，我科学地运用项目管理方法与过程，做好了干系人管理工作。下面我针对项目特点，结合团队实际情况，借鉴以往经验，从识别干系人以对干系人分类、到规划干系人管理整理出各类思路、再到日常的管理干系人参与、中间密切控制干系人参与等方面进行论述。
本项目的干系人分客户（绍兴市综合管理局）、用户（绍兴市综合管理局职工）、绍兴市民、本公司主管领导、项目团队和设备供应商。这些干系人有不同的权力、利益和需求，影响着项目的成败，因此需要干系人管理对此加以科学的管理，确保干系人对项目的支持，降低某些干系人对项目的干扰。
沟通管理，则聚焦于项目信息的收集、存储、加工分发、并取得反馈，以满足干系人对项目信息的了解，从而促进和协调项目各要素，为项目的整体成功提供一个动态的、传递项目信息的神经网络，对干系人的管理也需要持续地沟通。
项目的需求，来自于项目干系人，是项目的源头，决定了项目所要完成的工作，也决定了项目产品应该具备的所有功能和特性。而需求的收集、整理和实现，需要识别干系人等干系人管理过程，也需要沟通管理诸过程进行协调、监督和反馈。
一、全面识别干系人，细致规划干系人管理
由于该项目涉及干系人众多且分布广，导致沟通复杂。因此在项目初期，我就带领项目团队，以头脑风暴的形式列出所有的干系人清单，并对其各自的特点进行分析，然后利用“权力/利益方格图”将干系人分为下面的四类，确定了干系人的信息和沟通需求，明确了信息发送的内容、时间、方式、频率。
第一类主要是市综合执法管理局分管副局长、市容和环境卫生管理服务中心主任、市局信息中心主任及本公司高层，拥有决策权，对项目影响重大，且关注项目的结果，应该重点管理、及时报告；
第二类主要是各区县的分类办主任，有较大权力并与项目密切相关，但对项目关注度较低，应争取他们的支持，令其满意；
第三类是市局项目对接人员和项目组成员、各区县单位和垃圾中转站、垃圾焚烧厂、处置设施等系统用户，重点放在系统试运行和正式上线后进行管理。尽管该类干系人权利低，但关注项目的结果，因此要随时报告项目状况，尽量提高其使用体验，降低他们的敌意。
第四类主要是市民，争取他们支持。而垃圾场站附近的居民，则应尽量降低他们的敌意。
最后，充分挖掘项目章程和项目管理计划，编制出干系人登记册，并利用分析技术编制了干系人参与评估矩阵，明确各个干系人对项目的态度、项目对他们的要求、差距分析、为了争取他们的支持应该采取的措施等，把这些思路整理为干系人管理计划，作为管理干系人的指南并在项目实施过程中不断调整和修正。
二、提升支持，管理干系人参与
项目干系人对项目的影响，可能是积极的，也可能是消极的，因此做好干系人管理十分重要。我充分听取项目团队成员的意见，采用正式和非正式相结合的沟通方式，及时为项目干系人提供项目相关信息。对于需要正式协调和通报的事件，或一些变更和说明，我们多以工作会议、纸质报告、邮件等正式方式与干系人进行沟通，保证其严肃性和权威性；对于一些日常的技术协商和普通问题，我们多采用电话、微信等非正式的方式与干系人及时沟通，保证其效率和速度。比如我通过每周固定召开例会的方式，与项目组就上周工作成果、本周计划工作等方面进行沟通和交流，会后再形成项目周报，通过公司办公邮件系统发送至项目成员及公司管理层，并单独制定定制的项目月报，通过纸质方式，每月定时呈报给省厅领导等重要干系人，及时听取他们对项目的批示和意见、建议，还定期召开项目状态评审会议来向项目干系人汇报项目绩效情况，保证了项目干系人和项目团队成员对项目情况的随时掌握。在项目启动初期，部分区县级分类办主任对于我们的项目团队持一些消极态度，他认为我们只懂开发技术，对于生活垃圾的业务知识并不熟悉，把如此重要的项目拿给一个没有相关领域开发经验的公司，他表示怀疑。随着项目的开展，我通过定期向他汇报项目的进展情况，演示系统的建设情况，逐渐消除了他的疑虑，最后项目建设得到了他的充分肯定。通过全面及时地管理干系人参与，干系人对项目的进度、成本、质量等方面的完成情况十分满意，提高了项目的成功概率。
三、观察偏差，控制干系人参与
随着项目的进展和环境变化，维持并提升干系人参与活动的效率和效果势在必行。我和管理团队对项目干系人提出的各种问题，建立了问题日志，进行了详细的记录，对于问题的处理结果，安排专人跟踪，定期汇报。但是由于干系人之间或多或少存在一些利益关系，无法同时同等程度满足所有干系人的利益时，便会产生冲突，我们采取的是求同存异的方式，寻找一个平衡点。比如在建设源头减量子系统的时候，需求人员和开发人员在讨论确定一个功能的展示方式上发生激励冲突，双方都不退让。我先请两人冷静下来，并分别单独和两人进行积极沟通，淡化争议，随后组织会议，在会议上引入权威声音，最终确定了该功能的展示方式，用这种方式来处理冲突，不仅问题解决了，还保持了融洽的气氛，取得良好效果。避免了项目干系人在项目管理中的严重分歧，有效地控制了项目干系人的参与。
项目进展到第5个月时，因疫情封控影响，苏家湾小区物业因垃圾清运人手不足，擅自缩减垃圾桶摆放点，导致垃圾桶周围遗撒遍地，招来成群的蚊蝇，同时在源头造成了垃圾的混乱投放，造成了垃圾分类子系统指标不合格。因项目组无权责令物业整改，只能汇报给所在区分类办主任，希望他们居中协调解决。政府出面后，果然物业马上整改，增加、优化了垃圾桶堆放点，增加了人手，从而解决了这一难题。
2021年6月，项目按时上线，上线后运行状况良好，实现了预期目标，得到客户的一致好评。一个项目的成功与完善的干系人管理密不可分，我们不仅重视项目的干系人管理，还持续关注项目的整体，保证了成本、范围、质量不受影响，使项目始终处于可控状态。但是项目的建设过程中仍然存在一些不足，一是由于项目工期紧张，花费了大量时间在项目内部的沟通上，对外的沟通频率相对较低，容易导致部分重要干系人不能及时获取项目信息，降低了干系人的参与程度；二是工期紧张导致团队成员压力过大等问题。在今后的项目管理中，我会更加努力，积极吸取经验教育，不断提高自身的项目管理能力。
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最新修改时间：2023年5月24日 12:25
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