论采购管理

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论文作业：论项目采购管理与风险管理

项目采购管理是为完成项目工作，从事项目外部购买或获取所需要的产品、服务或成果的过程。随着IT行业的快速发展和技术的不断进步，行业的分工更细，更加强调分工与合作。不仅规范的采购能够降低成本、增强市场竞争力，而且实施规范的采购管理还能为项目贡献“利润”。但采购过程也充满着种种风险。管好采购风险，对项目的成功至关重要。规范的采购管理兼顾符合项目的需要、经济型、合理性和有效性。可以有效降低项目成本，促进项目顺利实现各个目标，从而成功完成项目。

请以“项目采购管理”为题，分别从以下三个方面进行论述：

1、概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背景、目标、规模、发起单位、项目内容、组织结构、项目周期、交付成果等），并说明你在其中承担的工作。

2、结合项目管理实际情况并围绕以下要点论述你对项目采购管理的认识。

（1）编制采购计划。

（2）控制采购。

3、请结合论文中所提到的信息系统项目，介绍你是如何进行项目采购管理的（可叙述具体做法），是如何管理相应的采购风险的，并总结你的心得体会。

正文

一、基于项目范围，充分考虑项目采购风险，编制可靠的采购管理计划

项目采购管理计划指导项目如何编制、实施、控制及结束采购过程，对项目的成功具有重要意义。要做好项目的采购管理，一个切实可行采购管理计划必不可少。在这个过程中充分考虑采购相关风险，有利于编制可靠的采购管理计划。

在项目计划阶段，我充分吸取公司类似项目在采购管理方面的经验教训，并结合项目的合同中对所需采购具体硬件配置及要求，依照公司的《项目采购管理计划》模板，快速编制了项目采购管理计划，同时为了进一步明晰采购内容，我深入到市场对相关产品的厂商进行了调研，发现项目可能面临的采购风险如下：

1.对采购的产品不熟悉，造成的误买风险；

2.选择的供应商不合适，造成的误选风险

3.对供应商的执行缺乏监管，造成的索赔风险和相关的法律风险；

4.可能面临的知识产权风险。

针对上述风险，制定了专门的应对措施，并把这些措施补充到了采购管理计划。例如我为了防范“误买”的风险，专门到市场了解类似产品的特性、产品好坏评价指标以及如何评价产品优劣，专门拜访买家以获得对产品和供应商的一手调查资料。基于这些踏实的工作，我制定了采购管理计划、采购工作说明书（SOW）与产品采购标准。在这个过程中，我还专门组织了采购管理计划评审会议，邀请相关专家对上述内容进行专业的评审与建议，借助专家知识减少制定采购管理计划过程中的风险。

二、依据采购管理计划科学实施采购，规避项目风险

实施采购具体工作涉及依据采购管理计划及采购标准等，开展项目采购活动，最终完成与供应商签订采购协议的过程。在这个过程中，为了避免项目采购风险，我主要采取了以下措施：

首先，严把招标关，通过互联网商城分别与四家可提供类似产品的厂商进行充分的交流与询价，避免了“不了解行情”所带来的采购风险。对中标方严格按照合同中规定的硬件产品的配置及要求，对采购产品进行划分A类关键部件与B类常规产品。

其次，为了降低采购招标过程中的没有厂商应标的“流标”风险，我参照公司类似的采购经验教训，委托第三方招标代理公司严格控制此次招标，按照招标文件模板编制了对应的招标文件，设定底价，借助第三方招标代理公司的发布渠道，将招标信息正式发布，并形成有效传递，也确保在合理的预算范围内完成采购工作，降低成本超支风险。在开标过程中，相关专家仔细分析各投标人提交的投标建议书，最终推荐了合适的供应商。

最后，在签订合同环节，为了保证产品适合项目需求，用三包的方法把“采购产品不符合要求的风险”合理地转移到供应商，在此基础上我特地要求供应商提供关键产品的试用一周，合同内容参照公司模板，形成的具体内容包括产品的数量、配置、验收标准、违约责任、争议解决方式等内容，借助我个人的谈判技巧，双方形成一致意见，达成项目签订，规避了项目合同签订风险。 

三、有效执行项目采购控制，降低采购不能有效执行的风险

采购控制的目的是为了是及时检查项目采购过程能否达到规定的要求，满足项目目标及客户的需求。

为了保证项目采购能够按照计划完成，签订合同之后，我指派专人负责合同的跟踪与跟催，深入到供应商处理的环节，及时更新供应商的订单状态，监控其是否发生偏离，一旦发现与计划不一致的情形，及时分析偏差原因，及时采取纠正或预防措施，同步风险登记册与相关应对计划，进行采购过程管控。

在这个期间发现，有一套4K高清显示器因供应商存货型号与要求型号不一致，供应商误以为是相同配置，导致出现该批显示器延期到货一个月的风险出现，我根据风险应对计划的安排，采取减轻的措施，从另外的合作伙伴处临时借调同款配置的产品进行调试试运行，为正式产品到货争取时间，同时加急催促供应商尽快处理该风险，最终供应商在晚于计划一周时间，因产品调试预先开展一周，正式产品到货之后及时对接上，项目整体进度并未受到实质性影响。 

四、总结经验教训，结束采购>

最后，根据采购标准对合同进行了验收，扣除供应商应承担的罚款后支付了剩余货款；同时形成总结教训，把该供应商列入慎选的黄色“观察名单”，明确警告他下次再犯就列入黑名单，更新了公司的经验教训知识库等组织过程资产。