论沟通管理与干系人管理

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    本论文生成器生成的正文部分，偏重理论，因此你要结合项目管理相关章节、加上自己的理解和项目的实际、自己的语言和行文风格，建议系统地改写！

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论信息系统项目的沟通管理

项目沟通管理是确保及时、正确地产生、收集、分发、储存和最终处理项目信息所需的过程。项目经理应该根据项目特点充分了解项目涉及的各方利益诉求，并且在项目初期为沟通活动分配适当的时间、预算等资源。

请以“论信息系统项目的沟通管理”为题进行论述：

l. 概要叙述你参与管理过的信息系统项目（项目的背最、项目规模、发起单位、目的、项目内容、组织结构、项目周期、交付的成果等），并说明你在其中承担的工作（项目背景要求本人真实经历，不得抄袭及壮撰） 。

2. 请结合你所叙述的信息系统项目，围绕以下要点论述你对信息系统项目沟通管理的认识，并总结你的心得体会：

（1）项目沟通管理的过程。

（2）结合项目管理实际情况，详细介绍你使用的具体沟通工具。

正文

1. 根据干系人信息，分析规划高效沟通管理

规划沟通管理是沟通管理的第一步，一个良好有序的项目离不开与相关方的良好沟通和干系人的支持。首先我们要根据项目章程等项目文件识别出项目的内外干系人，并通过会议分析等技术工具，分析干系人的主次排序，包括干系人的权力对项目的影响，项目的成败与干系人的利益关系，最终生产《干系人登记册》、《干系人跟踪矩阵》。

然后依据这些干系人相关文件，开展规划沟通管理过程。首先按照项目章程指导和干系人实际情况，通过会议、专家判断和公司现有的一些类似项目的干系人管理优秀案例，编制适合本项目的沟通管理计划。然后将生成《沟通管理计划》进行评审修改通过，形成正式文件。然后分发《沟通管理计划》给项目组成员和主管领导，得到他们的确认和认可，通过此文件来规定本项目沟通的方方面面准则和流程操作。

我们制定的沟通计划里包含发送给干系人的信息的格式、内容、发送频率、发送方式，并根据干系人登记册上的对项目的影响不同，定制了不同的沟通方式，例如客户信息中心领导作为建设方的负责人，对项目的进展有着绝对的控制力，是沟通方面要重点关注的干系人。确定内外部的周会时间、地点、与会人员、会议主题、会议纪要的发布范围等，周报要包括项目进度情况、存在问题与解决方法。对于建设方具体项目负责人我们制定了每日工作情况日报，详细项目细节，让其做好对项目甲方范围内的及时把控，方向引导工作，对于建设方其他相关方如用户，即项目成果的使用人员，我们制定了半月度的项目反馈，包括需求的收集结果反馈、功能开发反馈和项目进度通知工作，保证其对本项目的了解和参与度。

2. 及时全面的管理沟通，保持干系人了解项目状态

根据沟通管理计划，在项目实施中对各方面的沟通进行恰当的管理。让项目成员明白正式沟通与非正式沟通的区别并正确运用。日常在收集需求和外部测试时，使用非正式沟通的方式与甲方的系统使用人员密切沟通。对重大里程碑，则通过会议等正式沟通的方式发送书面状态报告并收集反馈。由于新开发的系统包含有多项新功能，需要对用户的办公人员进行培训，使用集中培训与课后一对一培训的方式，运用交互式沟通保证对操作的理解程度，并整理出操作手册放在用户OA网站上供用户下载。在系统试运行及割接期间，明确割接时间和可能出现的风险以后，申请使用建设方的微信公众号的方式，通过公众号文章将业务割接公告推送给办理业务的使用民众，避免割接期间群众因未收到相关通知无法办理相关业务。

3. 实施控制沟通，确保满足干系人信息需求

控制沟通时整个项目生命周期中对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求，随时保障信息沟通在项目干系人中流通。信息沟通需要渠道，同时重要的信息也需要及时反馈。在本项目中，虽然我们已经使用了微信公众号、办事大厅文字通知公告、手机短信、门户网站醒目位置的公告等方式通知了因为割接而产生的业务中断时间。但是在割接完成一天之后，我们还是收到了一份来自当地12345市长公开电话的投诉受理，原因是业务中断期间该用户无法办理相关业务。我方工作人员联系之后得知其并未通过各种渠道得知消息，在检查之后发现该用户的手机号与后台登记的不符。为了保证之后的通知顺畅，我方提出在新系统正式运行之后确认所有用户的通讯信息，并接入支付宝城市生活的住房公积金平台，增加渠道通过支付宝对用户进行通知。